Управление лицензиями на программное обеспечение

1. Что такое SAM?

Управление активами программного обеспечения (Software Asset Management, SAM) – это методология, направленная на оптимизацию процессов управления активами программного обеспечения в организации и их защиту: учет программного обеспечения, его использования, лицензий, документов, подтверждающих наличие прав на использование, разработка и использование регламентов и политик закупки программного обеспечения, ввода его в эксплуатацию, эксплуатация, вывод из эксплуатации и т.д.

Software Asset Management поможет обеспечить безопасность программного обеспечения в вашей организации, оптимизировать используемые ресурсы и выявить возможный избыток в лицензиях.

2. Риски отсутствия порядка в программном обеспечении

Без налаженного процесса управления лицензиями компании рискуют столкнуться со следующими проблемами:

Переплата за лицензии на программное обеспечение. Покупка коробочных версий вместо корпоративных лицензий; приобретение дорогих редакций программ с избыточной функциональностью.
Использование нелицензионного программного обеспечения вследствие отсутствия дисциплины и неосведомленности персонала о лицензировании.
Нарушение лицензионных соглашений: установка лишних копий; утеря документов, комплектующих.
Низкая эффективность бизнеса; больше сбоев, мешающих нормальной работе.

3. Как избежать проблем и поддерживать порядок

Что приводится в порядок?

Экземпляры программного обеспечения, установленные на компьютерах.
Подтверждения лицензий (документы на покупку лицензий, дистрибутивы, ключи защиты и прочее).

Как часто надо наводить порядок в лицензиях?

Недостаточно навести порядок один раз. ИТ-инфраструктура изменяется: закупаются новые и списываются старые компьютеры; устанавливается и обновляется программное обеспечение; теряются документы и комплектующие; заканчивается подписка; истекает срок бесплатного использования shareware-программ.
Можно наводить порядок регулярно, но в период между мероприятиями по наведению порядка снова возникают риски (см. п.2).
Поэтому следует постоянно поддерживать порядок, то есть после наведения порядка должны начать работать процессы учета и управления программным обеспечением, которые будут поддерживаться сотрудниками компании.

4. Какие есть особенности управления лицензиями в небольшой компании?

Организация небольшого размера (до 50 ПК) затрачивает меньше времени на общее описание своей сети, на подсчет программного обеспечения. Особенность небольших организаций – подвижность и управляемость. В некоторых случаях удается обойтись даже без подсчета используемого программного обеспечения и сравнения его с приобретенным. Вместо этого можно привести все компьютеры в соответствие лицензионным требованиям "в административном порядке", полностью переустановив имеющееся на них программное обеспечение. Этот способ действий уже не раз доказал свою практическую эффективность.

В небольшой организации вообще нет необходимости внедрять SAM в точном соответствии со стандартом ISO/IEC 19770. Это может привести к излишней бюрократизации и отрицательно сказаться на скорости бизнес-процессов. Часто бывает достаточно назначить ответственного за управление активами, а также разработать и утвердить у руководства базовые документы. Они обязательно должны включать:

описание стандартного рабочего места (конфигурация компьютера и состав программного обеспечения, необходимого для выполнения сотрудниками различных задач);
приказ об обязательном использовании только легально приобретенного программного обеспечения, о порядке его установки и удаления, включая наказания за нарушение этих правил;
описания несколько базовых бизнес-процедур, включая следующие:

как и на каком основании вы приобретаете программное обеспечение;
каким образом учитываются и хранятся приобретенные активы;
каким образом и на каком основании программное обеспечение устанавливается на компьютеры пользователей.

См. также: