В 2018 году пользователям была предоставлена возможность сформировать отчетность за 2017 год, на этом поддержка редакции 2.5 была завершена.
Поэтому фирма "1С" рекомендует пользователям редакции 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом" переходить на редакцию 3.1.
Подробнее о завершении ЗУП 2.5 поддержки можно прочитать в информационных письмах N 22222 и
23891.
Переход от редакции 2.5 на 3.1 не происходит полностью автоматически, так как редакция 3.1 – это другая программа, в которой данные хранятся и обрабатываются иным способом, чем в редакции 2.5.
Подготовка к переносу данных
Перед началом переноса данных в новую редакцию необходимо сделать следующее:
Завершить все операции в текущей информационной базе (редакции 2.5): начислить зарплату, налоги, взносы, командировки, отпуска, больничные, передать данные в бухгалтерскую программу и т.д.
Сделать копию рабочей информационной базы и развернуть ее в локальном каталоге на своем рабочем компьютере. Обновить ее до актуального релиза.
Посмотреть, какая версия программы установлена, можно из меню "Справка – О программе". Там же можно увидеть, в каком каталоге располагается информационная база.
Установить актуальный релиз конфигурации редакции 3.1 в новый, чистый каталог, создав новую информационную базу.
При необходимости установить платформу "1С:Предприятие 8" требуемого релиза.
При первом запуске редакции 3.1 в чистой базе будет предложено несколько вариантов начала работы с программой, из которых нужно выбрать "Перенести данные из программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакция 2.5".
Далее нужно будет выбрать исходную информационную базу из предложенного списка. Установите курсор на название выбранной информационной базы, проверьте, чтобы путь к ней соответствовал каталогу из меню "Справка – О программе" этой базы, и введите имя и пароль пользователя этой базы, имеющего права администратора.
Если данные пользователя введены правильно и выбрана нужная исходная информационная база, то программа сама откроет эту базу и возьмет оттуда все необходимые данные.
Выбор варианта переноса данных
По умолчанию предлагается упрощенный перенос данных, который позволит использовать новые возможности кадрового учета и расчета заработной платы. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты начнете с "чистого листа", без накопившихся в прошлой системе ошибок.
Другой вариант переноса данных, не рекомендуемый разработчиками, переносит все ранее сделанные операции: документы, начисления, а также все накопившиеся ошибки.
1. Перенос данных по рекомендованному упрощенному алгоритму
Сначала нужно установить месяц начала эксплуатации. Программа предусматривает возможность начать эксплуатацию с любого месяца. Если месяц не совпадает с началом года, то дополнительно будут перенесены данные для расчета НДФЛ и отчетности в фонды за текущий год.
Какие данные переносятся?
– Справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и связанные с этими справочниками данные.
– Начисления и удержания с предопределенными способами расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т.п.).
– Штатная расстановка на начало эксплуатации. Штатное расписание автоматически воссоздается на основе штатной расстановки.
– Кадровая история сотрудников для заполнения личных карточек (Т-2).
– Данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за 3 предшествующих года, для остальных случаев – за 15 месяцев.
– Данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если перенос не с начала года).
– Остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
Какие данные не переносятся?
– Информация о действующих сотрудниках, работающих по договорам ГПХ.
– Начисления и удержания с произвольными формулами.
– Кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности.
– Фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности.
– Сведения о займах.
– Действующие на момент переноса отпуска.
2. Перенос данных по нерекомендованному алгоритму со всеми старыми документами и операциями
Будут перенесены все кадровые данные. Данные по расчету зарплаты перенесутся с указанного вами года.
Сравнение вариантов переноса данных
Вариант №1
Вариант №2
Максимальное использование новой функциональности.
Использование документов и операций из предыдущей редакции.
Минимально необходимые, но достаточные данные – это быстрый перенос и нетрудозатратная выверка данных.
Много данных – это медленный перенос и большая работа по выверке данных.
Подходит даже для нетиповых конфигураций. Позволяет перейти к полностью типовому решению.
Повышенные требования к качеству данных в редакции 2.5.
Возможность получать кадровую статистику за прошлые периоды в новой базе данных.
Возможность формировать своды и расчетные листки за прошлые периоды в новой базе данных.
Возможность рассчитывать базу для начислений за прошлые периоды в новой базе данных.
Фактически это "свертка базы".
Проверка результатов переноса данных
Перед началом эксплуатации необходимо убедиться в правильности и полноте перенесенных данных.
Главное меню – Данные на начало эксплуатации
Начальная штатная расстановка – данные для расчета зарплаты, актуальные на момент переноса.
Начальная задолженность по зарплате – если кому-то не была выдана зарплата на момент переноса.
Меню Кадры – Сотрудники
Личные данные сотрудников должны перенестись полностью.
Меню Администрирование – Переносы данных
Документы "Переносы данных" хранят:
данные для формирования отчетности текущего года в случае переноса не с начала года (НДФЛ и СВ – страховые взносы, ПСС – пособия за счет средств ФСС);
кадровую информацию (РКД – регистр кадровых приказов, ТДК – информация о трудовых договорах, РОтп – регистр отпусков, ИЛ – исполнительные листы);
данные для расчета среднего заработка (ЗП_СЗФСС – для пособий ФСС, ЗП_СЗО – для отпуска).
Организационная структура
Справочник "Организации".
Справочник "Подразделения" и "Территории".
Необходимо привести и ее в соответствие реальной структуре предприятия.
Физические лица и сотрудники
Используйте кадровые отчеты для проверки перенесенных данных. Распечатайте личные карточки сотрудников и раздайте им для проверки – это хороший способ провести инвентаризацию данных сотрудников.
Начисления и удержания
Один план видов расчетов "Начисления".
Один план видов расчетов "Удержания".
Проверка формул в начислениях и удержаниях.
Вариант переноса №2
Дополнительно к данным первого варианта переноса формируются вспомогательные документы с кодами:
РВ – рабочее время по всем сотрудникам за все периоды.
ОСО – данные для расчета остатков отпусков.
ЗП – данные о всех начислениях и удержаниях.
НЗП – данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов и расчетных листков.
ЗС – расчеты по займам.
ВЗ – подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности.
ДнСост – сведения об отсутствии сотрудников.
Тестовый прогон расчета зарплаты
Проведите пробный расчет в новой программе и сверьте результаты с таким же расчетом в редакции 2.5.
Подведем итоги
Итак, для перехода на редакцию 3.1 требуются подготовительные действия, включающие приведение в порядок текущих данных и "закрытие месяца" в ЗУП 2.5. При выборе варианта переноса, рекомендуемого разработчиками, вы получите "свертку базы" на начало ввода в эксплуатацию новой редакции, при этом все данные за прошлые периоды никуда не денутся, а останутся в старой информационной базе. Вы можете вести параллельный расчет зарплаты первые несколько месяцев в обеих базах, чтобы убедиться в правильности расчетов и увериться в своих силах, если это необходимо.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Возможно ли самостоятельно провести процедуру перехода?
Пользователи, обладающие навыками администрирования "1С:Предприятие 8", могут провести перенос данных самостоятельно, без привлечения специалистов. Остальным рекомендуем воспользоваться услугами партнеров "1С".
Можно ли перейти на редакцию 3.1 не с начала года?
Да, возможен перенос данных начиная с любого месяца. Если переход происходит не с начала года, то дополнительно переносятся данные за текущий год, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ и взносам в фонды.
Нужно ли покупать лицензию на редакцию 3.1?
Нет, если у вас уже есть лицензия на "1С:Зарплата и управление персоналом 8", которая дает право использовать любую редакцию – и 2.5 и 3.х. Но вы должны иметь активную интернет-поддержку (для версий ПРОФ и КОРП это означает иметь действующую подписку 1С:ИТС).
Где взять дистрибутив ЗУП 3.1 актуальной версии?
Обратитесь к вашему обслуживающему партнеру 1С. Если у вас действующая поддержка (подписка 1С:ИТС для версий ПРОФ и КОРП), то вам предоставят доступ к полному дистрибутиву.
Можно ли разобраться в новой редакции 3.1 без предварительного обучения?
Это возможно, но не рекомендуется. Правильнее всего будет пройти курсы "1С" очно или в интернете заранее, а затем уже переходить на новую редакцию.
Какие курсы или лекции стоит послушать?
На сайте
edu.1c.ru в разделе "Зарплата 8" есть отличные курсы за очень небольшую плату. Кроме того, в "1С:Лектории" регулярно читаются лекции по новой редакции ЗУП, архив лекций доступен всем подписчикам 1С:ИТС ПРОФ.
(495) 764-81-19
