Учет наличия оригиналов документов в 1С:Бухгалтерии

01.07.2016

Учет первичных документов – неотъемлемая часть работы бухгалтера. После того, как документ создан в программе, распечатан на принтере и передан контрагенту на подписание, проходит некоторое время, прежде чем бухгалтер получает его полностью оформленным и готовым к передаче в архив. Зачастую документы совершают дальние путешествия – на самолете, автомобиле, в сумке почтальона. Некоторые документы теряются в пути. В то же время бухгалтер должен быть готов в любой момент предоставить копии или оригиналы первичных документов по запросу проверяющих органов. Поэтому очень важно вести учет наличия документов, а также статуса их готовности (в пути, потерялись, есть копия и т.д.).

Если вашу бухгалтерию ведет сторонняя организация, то такой учет позволит иметь точное представление о том, какие документы переданы на обработку, какие возвращены, какие нужно донести.

В статье рассказывается, как организовать учет наличия документов в программе "1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0".

Сразу предупредим, что готового учета наличия документов в программе пока нет. Есть некоторые элементы, но полной, законченной системы нет. Мы покажем, как можно организовать такой учет, используя стандартные средства программы – дополнительные реквизиты и сведения.

1. Постановка задачи

Необходимо учитывать статус наличия документов "Авансовые отчеты", "Поступления товаров и услуг", "Реализация товаров и услуг", "Счета-фактуры полученные", "Счета-фактуры выданные", "Счета поставщиков", "Акты сверки расчетов".

2. Настройка программы

Войдите в программу от имени пользователя с полными правами (в демо-примере таким пользователем является директор).

Раздел "Администрирование" – "Общие настройки". Включите опцию "Дополнительные реквизиты и сведения", а также опции "Реквизиты и сведения с общим списком значений" и "Общие реквизиты и сведения", которые станут доступны после первого действия (см. рис.1).

Рис. 1. Общие настройки

Перейдите по гиперссылке "Дополнительные сведения". Установите курсор на "Авансовые отчеты". Нажмите кнопку командной панели "Добавить" – "Новое" (см. рис.2).

Рис. 2. Создание дополнительного сведения

В поле "Наименование" введите "Статус документа".

В поле "Тип значения" оставьте "Дополнительное значение".

Нажмите кнопку "Записать".

Теперь заполним список значений нашего дополнительного сведения. Перейдите на закладку "Значения", нажмите кнопку "Создать" (см. рис.3).

Рис. 3. Заполнение списка значений дополнительного сведения

Первое значение в нашем списке – "Оригинал". Далее – как вы считаете нужным. Мы будем использовать следующие статусы документов: "Копия", "Ожидается", "Отсутствует" (см. рис.4).

Статус "Подписан", который уже есть в некоторых документах, может служить дополнительным источником информации о состоянии документа.

Рис. 4. Список статусов документов

Добавим это дополнительное сведение во все документы, которые нужно контролировать.Следующий вид документов в нашем списке – "Акты сверки расчетов"

На закладке "Дополнительные сведения" нажмите кнопку командной панели "Добавить" – "Из другого набора". Установите курсор на "Авансовый отчет" (слева) и "Статус документа" (справа) – см. рис.5.

Рис. 5. Добавление списка статусов к новому виду документов

Нажмите кнопку "Далее". Выберите пункт "Сделать дополнительное сведение общим" (см. рис.6).

Рис. 6. Создание общего списка статусов для всех документов

Точно такие же действия по добавлению общего набора дополнительных сведений "Статус документа" нужно будет проделать с остальными видами документов: "Поступление (акты, накладные)", "Реализация (акты, накладные)", "Счета от поставщиков" и т.д.

3. Настройка рабочего места

После того, как выполнена общая настройка, можно войти в программу от имени основного пользователя с правами бухгалтера (или полными правами, зависит от особенностей вашей организации учета).

3.1. Настройка журнала документов

Зайдите в Журнал авансовых отчетов (раздел "Касса"). Добавим в журнал дополнительную колонку "Статус документа".

Для этого нажмите кнопку "Еще" – "Изменить форму".

Установите курсор на поле "Ссылка". Нажмите на кнопку "Добавить поля". Выберите "Статус документа" и сохраните сделанные изменения. Подробнее – на рис. 7.

Рис. 7. Добавление в журнал документов колонки со значением статуса

Теперь установим текущий статус для выбранного документа. В журнале документов есть кнопка "Дополнительные сведения" (см. рис. 8). Нажмем ее. В поле "Статус документа" введем значение.

Рис. 8. Дополнительные сведения в списке документов

Рис. 9. Заполнение дополнительного сведения

Нажмем на кнопку "Записать и закрыть" (рис. 9).

Значение будет записано, но в журнале мы его, скорее всего, сразу не увидим. Это происходит потому, что форма журнала не обновляется автоматически. Для того, чтобы увидеть значение введенного статуса, можно сделать следующее:

• открыть журнал заново;
  
• нажать кнопку "Обновить" – ее можно найти в меню "Еще" и, если она будет часто использоваться, вывести на командную панель формы.
  
• нажать F5.

Как вывести кнопку из меню "Еще" на командную панель формы? Нажмите кнопку "Еще" – "Изменить форму". Найдите нужную команду в группе командной панели. Установите курсор на нее. Справа в поле "Только в еще" - выберите "Нет". Нажмите "ОК". Подробнее см. на рис. 10.

Рис. 10. Вывод кнопки на командную панель

Изменять статус документа можно не только из журнала, но и из формы самого документа. Там тоже есть кнопка "Дополнительные сведения".

Таким образом, после настройки рабочего места во всех журналах документов, наличие которых необходимо контролировать, будут колонки со статусом, показывающие, есть ли документ или он еще в пути, потерялся, на подписании и т.д. С помощью кнопки "Найти" вы сможете отфильтровывать документы с одинаковым статусом. Кроме того, можно сформировать список документов и вывести его на печать или сохранить в Excel.

Как вывести реестр документов, в котором будет виден их статус? Кнопка "Еще" – "Вывести список". Снимите галочки с колонок, которые не нужно выводить. Нажмите "ОК". Подробнее см. на рис. 11. Полученную таблицу (рис. 12) можно будет сохранить в Excel через меню "Файл" – "Сохранить как…" или распечатать через меню "Файл" – "Печать". Начиная с релиза 3.0.52, можно воспользоваться стандартной функцией печати реестра из журнала документов. Подробнее см. на рис. 13 и 14.

Рис. 11. Вывод списка документов со статусом

Рис. 12. Список документов со статусом

Рис. 13. Печать реестра документов с графой "Статус документа"

Рис. 14. Настройка состава выводимых полей отчета

Дополнительные реквизиты и сведения – что это такое? Дополнительные свойства объектов – механизм, позволяющий без изменения конфигурации "1С:Предприятия" расширить её функционал. Дополнительные свойства объектов делятся на две категории: дополнительные реквизиты – это свойства, которые хранятся в самом объекте и служат для хранения свойств, которые являются неотъемлемой частью объекта, вводятся при его редактировании и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступен и сам объект со свойствами; дополнительные сведения – служат для хранения свойств, которые являются сведениями об объекте, а не его неотъемлемыми свойствами. Подробнее можно прочитать на сайте 1С:ИТС. Дополнительные сведения, в отличие от дополнительных реквизитов, не являются неотъемлемой частью объекта. Они хранятся в отдельном регистре и доступны по дополнительной кнопке. Дополнительные сведения документа или справочника могут быть доступны для просмотра даже тем пользователям, для которых закрыт доступ к самому документу. Для справочников в "1С Бухгалтерии" редакции 3.0 можно настроить как дополнительные реквизиты, так и дополнительные сведения. Но для документов можно настроить только дополнительные сведения.

Для иллюстрирования статьи использовалась программа "1С:Бухгалтерия 8" релиз 3.0.43.258, демо-база.

UPD смотрите также видео Учет оригиналов документов в "1С:Бухгалтерии" с использованием дополнительных сведений

Теги:  внедрение 1с  настройка 1с  учет документов 1с  1с бухгалтерия  учет оригиналов документов  дополнительные сведения 1с 

Назад в список