Как организовать учет электронных и бумажных документов в программах 1С

08.01.2021

Переход на электронный документооборот – уже даже не тренд, а необходимое условие продолжения ведения бизнеса в наше время. Существует несколько операторов ЭДО, в том числе сама фирма "1С". Если у вас "1С-ЭДО", то поздравляем – для учета электронных документов в программах 1С есть все необходимые инструменты. А если несколько операторов ЭДО? Как в этом случае определить, отправлен документ по электронным каналам связи, или выписан на бумаге? У нас есть для вас решение.

Нужно ли для этого дорабатывать программу? Не обязательно. В программах 1С есть волшебный механизм дополнительных сведений. Он универсальный и отлично подходит для решения поставленной задачи.

Вы сами в пользовательском режиме создаете новый справочник состояний документов и подключаете его к нужным документам. Значение добавленного поля будет видно в списке документов и в форме редактирования. А также будет выводиться в реестр документов.

И что самое ценное – редактировать данное поле можно будет даже у документа в закрытом периоде. Как это сделать?

Постановка задачи

Сделать дополнительные поля в документах ("Акт сверки", "Реализация", "Поступление", "Поступление доп.расходов","Счет-фактура" и других) для отображения того, как создан и хранится документ – в электронном виде или в бумажном.

Настройка дополнительных сведений

Сначала идем в раздел "Администрирование – Общие настройки" и включаем использование дополнительных реквизитов и сведений. Если этот механизм уже включен, так и оставляем.

Далее создадим для документа "Акт сверки расчетов" новое дополнительное сведение.

Назовем его "Вид документа".

Тип – "дополнительное значение". Этот тип создаст новый справочник, в который вы сами будете вводить нужные значения. Заполните всплывающую подсказку, комментарий, имя для разработчиков. Перейдите на закладку "Значения".

Введите 2 значения: "На бумаге" и "ЭДО". Это способы создания и хранения документов, которые вы будете выбирать из списка при вводе данных в документы. Нажмите кнопку "Записать и закрыть".

Ввод и редактирование дополнительных сведений

Теперь у "Акта сверки" появилось дополнительное поле. В журнале актов сверки есть кнопка "Дополнительные сведения". Нажмите ее и заполните поле "Вид документа". Например, выберите значение "На бумаге".

Нажмите кнопку "Записать и закрыть".

Точно такая же кнопка есть в форме акта. То есть новое поле можно редактировать как в списке, так и в форме документа. Если документ попал в "закрытый" период, то кнопка в форме документа становится недоступной, но кнопка на форме списка активна, и вы можете исправить вид документа без "открытия" периода. Это возможно, потому что дополнительные сведения хранятся отдельно, в своем регистре сведений. Даты запрета редактирования на этот регистр не распространяются.

Настройка дополнительных сведений для других документов

А что с остальными документами – "Поступление", "Поступление доп.расходов", "Реализация", "Счет-фактура"? Для них тоже нужно такое же поле.

В окне настроек дополнительных сведений найдите документ "Поступление доп.расходов". Установите на него курсор.

Нажмите "Добавить – из другого набора". Почему из другого? Потому что справочник "видов документов" общий для всех. И вы уже этот справочник создали при документе "Акт сверки расчетов".

Далее выберите "Акт сверки расчетов".

"Вид документа" – кнопка "Далее". На следующем шаге оставьте выбор по умолчанию. Готово. Поле добавлено. Точно так же его можно добавить к счету-фактуре, счету, другим документам.

Настройка списка документов

Осталось рассказать, как добавить колонку в список документов. Нажмите кнопку "Еще - Изменить форму".

Установите курсор на "Ссылку". Нажмите кнопку "Добавить поля". Выберите поле "Вид документа".

Отредактируйте заголовок. Сократите его, это будет заголовок колонки таблицы. Пусть будет "Вид док."

С помощью кнопок со стрелочками переместите новое поле вверх, поближе к началу. Нажмите "ОК".

Колонка "Вид док." добавлена в журнал документов.

Настройка реестра документов

При выводе на печать реестра документов воспользуйтесь кнопкой "Показать настройки". Отметьте флажком поле "Вид док.".

Подробнее смотрите в видео:

Теги:  внедрение 1с  настройка 1с  учет документов 1с  1с бухгалтерия  учет электронных документов  1с эдо 

Назад в список